Verter · Modelos de reunião

Modelo bom é o que sobrevive à reunião ruim. Todos aqui forçam três coisas que somem quando ninguém anota: quem decidiu, quem ficou responsável e até quando.

Ata de reunião

O registro padrão, para qualquer reunião com mais de duas pessoas onde algo é decidido. Serve para quem faltou entender o que mudou sem precisar perguntar.

ATA DE REUNIÃO

Assunto:
Data e horário:
Duração:
Local ou plataforma:
Quem participou:
Quem faltou:
Quem redigiu:

1. PAUTA TRATADA
   1.1.
   1.2.
   1.3.

2. DISCUSSÃO
   Resumo do que foi debatido em cada ponto, com as posições divergentes
   registradas. Divergência que não entra na ata volta na próxima reunião.

3. DECISÕES
   | # | Decisão | Quem decidiu | Data |
   |---|---------|--------------|------|
   | 1 |         |              |      |
   | 2 |         |              |      |

4. ITENS DE AÇÃO
   | # | O que fazer | Responsável | Prazo | Status |
   |---|-------------|-------------|-------|--------|
   | 1 |             |             |       | Aberto |
   | 2 |             |             |       | Aberto |

5. PENDÊNCIAS SEM DONO
   O que ficou no ar e precisa de responsável antes da próxima reunião.

6. PRÓXIMA REUNIÃO
   Data:
   Pauta prevista:

Na prática: A seção 5 é a que salva. Toda reunião produz uma tarefa que todo mundo concorda que precisa acontecer e ninguém assume. Registrar isso separado obriga a conversa a existir.

Pauta de reunião

Escrita antes, enviada junto com o convite. Reunião sem pauta enviada com antecedência vira reunião de alinhamento sobre o que a reunião deveria tratar.

PAUTA

Reunião:
Data e horário:
Duração prevista:
Convocado por:
Participantes:

OBJETIVO DESTA REUNIÃO
Em uma frase, o que precisa estar decidido quando isto acabar.

O QUE LER ANTES
- Documento ou link:
- Tempo estimado de leitura:

BLOCOS

| Tempo | Assunto | Quem conduz | O que precisa sair daqui |
|-------|---------|-------------|--------------------------|
| 5 min | Abertura e contexto | | Todo mundo na mesma página |
|10 min |         |             | Decisão / Informação / Debate |
|15 min |         |             | Decisão / Informação / Debate |
| 5 min | Fechamento: decisões e responsáveis | | Ata preenchida |

O QUE NÃO ENTRA HOJE
Assuntos que vão aparecer e ficam para outra reunião. Listar aqui evita
que a pauta seja sequestrada no minuto 12.

Na prática: A coluna "o que precisa sair daqui" é o que separa reunião de conversa. Se um bloco não produz decisão, informação ou debate registrado, ele podia ser uma mensagem.

Reunião 1:1 (gestor e liderado)

Encontro individual recorrente, quinzenal ou semanal. O ponto não é status de tarefa, isso o board já mostra. O ponto é o que não aparece no board.

1:1

Pessoas:
Data:
Última 1:1:

1. COMO VOCÊ ESTÁ
   Carga de trabalho, energia, o que está pesando. Pergunta aberta, sem
   agenda escondida.

2. O QUE FICOU DA ÚLTIMA VEZ
   | Combinado anterior | Andou? | Se não, o que travou |
   |--------------------|--------|----------------------|
   |                    |        |                      |

3. PAUTA DE QUEM É LIDERADO
   Assuntos trazidos pela pessoa. Esta seção vem antes da do gestor de
   propósito.
   -
   -

4. PAUTA DE QUEM LIDERA
   -
   -

5. FEEDBACK
   Situação observada, comportamento, impacto. Nos dois sentidos.

6. CARREIRA E DESENVOLVIMENTO
   O que a pessoa quer estar fazendo daqui a seis meses e o que falta.
   Não precisa aparecer toda 1:1, mas não pode sumir por um trimestre.

7. COMBINADOS PARA A PRÓXIMA
   | O quê | Quem | Até quando |
   |-------|------|------------|
   |       |      |            |

Na prática: A ordem importa. Colocar a pauta do liderado antes da do gestor muda quem define o que é importante naquela meia hora.

Follow-up pós-reunião (e-mail)

Enviado no mesmo dia, idealmente na mesma hora. Follow-up que chega dois dias depois compete com a memória já reescrita de cada participante.

Assunto: [Nome da reunião] em [data]: decisões e próximos passos

Olá, [nome],

Obrigado pelo tempo de hoje. Registrando o que combinamos, para todo mundo
ficar com a mesma versão.

O QUE FICOU DECIDIDO
1.
2.
3.

O QUE CADA UM LEVA
- [Nome] fica com [tarefa], até [data]
- [Nome] fica com [tarefa], até [data]
- Eu fico com [tarefa], até [data]

O QUE AINDA ESTÁ EM ABERTO
- [Assunto], depende de [pessoa ou informação]

PRÓXIMO PASSO
[Reunião, entrega ou decisão], em [data].

Se algo aqui não bate com o que você entendeu, me responde nesta mesma
mensagem que eu corrijo o registro.

[Assinatura]

Na prática: A última frase é a mais útil do e-mail. Ela transforma o follow-up de comunicado em confirmação, e é o momento mais barato de descobrir que duas pessoas saíram da reunião com entendimentos diferentes.

Reunião de discovery (vendas)

Primeira conversa com um possível cliente. O objetivo não é apresentar o produto, é descobrir se existe problema, quanto ele custa hoje e quem assina.

DISCOVERY

Empresa:
Pessoa e cargo:
Data:
Origem do contato:

1. SITUAÇÃO ATUAL
   Como o problema é resolvido hoje?
   Que ferramenta ou processo está no lugar?
   Há quanto tempo é assim?

2. O PROBLEMA
   O que acontece de errado, concretamente?
   Com que frequência?
   Quem sente primeiro quando acontece?

3. CUSTO DE NÃO RESOLVER
   Quanto tempo ou dinheiro isso consome por mês?
   O que já foi tentado e não funcionou?
   O que acontece se ficar como está pelos próximos seis meses?

4. DECISÃO
   Quem precisa aprovar?
   Que orçamento existe, e de qual área sai?
   Qual o prazo para decidir?

5. CRITÉRIO DE ESCOLHA
   O que precisa ser verdade para vocês escolherem uma solução?
   Com quem mais estão conversando?

6. PRÓXIMO PASSO COMBINADO
   O quê:
   Quando:
   Quem participa:

CITAÇÕES LITERAIS
Frases exatas da pessoa, entre aspas. Servem para a proposta e valem
mais que o resumo.
-
-

Na prática: A última seção é a que sobrevive. Proposta escrita com as palavras do cliente fecha melhor que proposta escrita com as palavras do vendedor, e a palavra exata some da memória em algumas horas.

Registro de sessão de coaching

Registro individual de sessão, para quem acompanha evolução ao longo de um processo e precisa manter histórico organizado, inclusive quem contabiliza horas de prática para credenciamento.

REGISTRO DE SESSÃO

Coachee (identificação ou código):
Sessão número:
Data e horário:
Duração:
Formato: presencial / online
Sessão remunerada: sim / não

1. ACORDO DA SESSÃO
   O que o coachee trouxe como tema.
   O que ele definiu como sucesso para esta sessão.

2. O QUE ACONTECEU
   Movimentos principais da conversa, sem interpretação.

3. INSIGHTS DO COACHEE
   Percepções que surgiram, nas palavras dele quando possível.

4. COMPROMISSOS ASSUMIDOS
   | O quê | Até quando | Como vai saber que cumpriu |
   |-------|------------|----------------------------|
   |       |            |                            |

5. RETOMADA DA SESSÃO ANTERIOR
   O que foi combinado antes e o que aconteceu.

6. OBSERVAÇÕES DE PRÁTICA
   Notas do coach sobre a própria condução. Uso interno.

7. PRÓXIMA SESSÃO
   Data:
   Tema previsto:

REGISTROS ANEXOS
- Áudio da sessão: sim / não
- Transcrição literal: sim / não
- Consentimento do coachee registrado em: [data e forma]

Na prática: Confirme os requisitos de registro, gravação e consentimento direto na sua entidade certificadora antes de usar isto para submissão. Este é um modelo de organização, não um documento oficial de nenhuma credencial.

Perguntas frequentes

Preciso me cadastrar para usar estes modelos?

Não. O texto de cada modelo está inteiro nesta página, pronto para selecionar e copiar. Não existe formulário, e-mail nem download.

Qual a diferença entre pauta e ata de reunião?

A pauta é escrita antes da reunião e define o que será discutido, em que ordem e por quanto tempo. A ata é escrita durante ou depois e registra o que foi decidido, quem ficou responsável por cada tarefa e qual o prazo. A pauta é um plano, a ata é um registro.

O Verter preenche estes modelos sozinho?

Sim, para ata e follow-up. O Verter transcreve a reunião em tempo real e monta a ata com decisões, itens de ação e responsáveis assim que a chamada encerra. Os insights aparecem durante a conversa, numa janela que só quem usa o app enxerga, então dá para corrigir um rumo antes da reunião acabar. Já a pauta continua sendo trabalho de quem convoca.

Posso usar estes modelos comercialmente?

Pode. São modelos genéricos, de uso livre, sem exigência de atribuição.

Preencher ata à mão é o passo que ninguém faz na sexta às 18h. O Verter transcreve a reunião em tempo real e devolve a ata pronta, com decisões e responsáveis, no segundo em que a chamada encerra. Os insights aparecem durante a conversa, numa janela que só você enxerga.

Baixar para Windows →

Mais sobre o assunto: modelos de ata comentados, como montar uma pauta e por que os action items se perdem.